О направлении работника в командировку и командировочное удостоверение в целях принятия впоследствии к учету расходов на командировку, в том числе суточных


Вопрос
Как правильно оформить командировку, если билеты были куплены за счет другой организации, но сотрудник едет в командировку от нашей фирмы, можем ли мы перечислять суточные сотруднику? Сотрудник не предоставил нам посадочные талоны, можно ли принять к учету авиабилеты на основании служебной записки на имя главного бухгалтера и электронного билета?

Ответ
Расходами организации в соответствии с Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99 признается уменьшение экономических выгод в результате выбытия активов (денежных средств, иного имущества) и (или) возникновения обязательств, приводящее к уменьшению капитала этой организации…). Так как билеты для командировки были куплены за счет другой организации, то ваша фирма не может учитывать их в своем учете в качестве расхода. Если же билет приобрел сотрудник, за свой счет, то фирма обязана компенсировать работнику расходы на билеты, в этом случае стоимость затрат на билет, фирма может учесть в расходах в бухгалтерском и налоговом учете.
Другим вариантом обеспечения сотрудников авиабилетами при направлении их в служебные командировки является приобретение билетов организацией через специализированные агентства, с которыми заключены соответствующие договоры, по безналичному расчету.
При такой схеме отсутствуют проблемы, связанные с подтверждением факта оплаты перевозки, - в распоряжении учетного работника имеются платежные поручения, выписки банков, акты сверки взаиморасчетов с агентством по приобретаемым билетам. Кроме того, организация получает в свое распоряжение дополнительные первичные документы (накладные), подтверждающие маршрут и стоимость авиаперевозки.
При направлении работника в служебную командировку работодатель должен оформить (пп. 6, 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки", Письмо УФНС России по г. Москве от 30.11.2009 N 16-15/125486): * служебное задание (унифицированная форма N Т-10а); * приказ руководителя о командировании работника (унифицированная форма N Т-9а); * командировочное удостоверение (унифицированная форма N Т-10).
Перечисленные унифицированные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Данные документы являются подтверждением того, что сотрудник был отправлен в служебную командировку, но не оплаченные билеты организацией. За каждый день нахождения работника в командировке организация может включить в состав расходов, принимаемых в уменьшение прибыли, суточные в размере, установленном коллективным договором или локальными актами организации для командировок по территории РФ и для заграничных командировок (абз. 2 п. 11 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки"). Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки. В состав расходов на командировки включаются затраты на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты.
Следовательно, чтобы учесть затраты на перелет работника, эти затраты должны быть документально подтверждены. В частности, у работника должен иметься посадочный талон. Если посадочного талона нет, расходы по проезду можно подтвердить архивной справкой, служебной записки на имя главного бухгалтера недостаточно. Данную справку выдает и заверяет своей печатью авиаперевозчик или агентство по продаже билетов. При этом в такой справке должны быть отражены все необходимые данные, подтверждающие факт приобретения билета и его стоимость: Ф.И.О. работника, маршрут, номер рейса, номер посадочного места, стоимость билета, дата полета. Вывод, чтобы учесть расходы на перелет к месту командировки при налогообложении прибыли, такая справка необходима, без нее фактические затраты не будут документально подтвержденными. Данный вывод подтверждается Письмами Минфина России от 27.02.2012 N 03-03-07/6, от 09.11.2011 N 03-03-07/50.

Мы предлагаем Вам
Заполнить анкету Задать вопрос

Стоимость наших услуг

Вопрос-ответ

тел:

факс:

email:

8(495)921-41-45

8(495)921-41-45

info@audit-zerkalo.ru


Наши клиенты

все клиенты